13.5.2022

3 techniques pour collecter vos factures plus rapidement


Tous les mois, ça recommence. Le DAF part en quête des factures des outils utilisés par les équipes opérationnelles.

Généralement, ce n'est pas une partie de plaisir : entre les dépenses non identifiées, les propriétaires des comptes sur les outils, la disparité entre les dates d'édition des factures, la collecte des factures occupe généralement les équipes financières et administratives pour quelques jours.

Nous vous partageons dans cet article 3 techniques pour devenir un vrai SpeedyGonzalez de la collecte de factures 🚀

Les problèmes rencontrés lors de la collecte de factures

Vous ne connaissez pas tous les outils utilisés

Les entreprises, et particulièrement les DSI, sont confrontées de plus en plus souvent un phénomène appelé Shadow IT. Le Shadow IT, c'est le fait de ne pas connaître et de ne pas contrôler certains outils digitaux utilisés en interne.

Et oui, pour des raisons d'agilité, chaque équipe a tendance à vouloir s'équiper de l'outil qui lui convient, qui ne sera pas forcément le même que celui de l'équipe voisine.

Ces outils SaaS, qui ne sont ni connus ni maîtrisés par l'équipe, représentent 50% des outils de l'entreprise.

Ce qui pose effectivement des problèmes pour la collecte des factures.

Le contact facturation n'est pas facilement identifiable

Prenons un exemple. Vous avez identifié qu'un outil SEO est utilisé par l'équipe marketing.

Vous commencez par vous adresser à la directrice marketing qui saura problablement vous extraire la facture. Or ses équipes sont désormais autonomes pour la facturation de leurs outils.

Vous discutez ensuite avec le traffic manager qui est en charge du SEO de l'entreprise. Il s'avère qu'il vient tout juste d'arriver et que ce n'est pas lui qui a mis l'outil en place.

Puis vous vous dirigez vers le growth manager, premier membre de l'éauipe marketing, qui, effectivement, est le fameux contact facturation de cet outil SEO.

Pour collecter une seule facture, vous avez dû interagir avec 3 collaborateurs différents, ce qui vous a pris une vingtaine de minutes.

Imaginez si l'entreprise utilise une vingtaine de SaaS différents !

Les factures ne sont pas éditées à la même date

Si le Campaign Manager de LinkedIn Ads met la facture à disposition le 3, que le Google Ads Manager l'édite le 5 et que votre outil SEO la partage le 15, vos collaborateurs ne sauront plus où donner de la tête... et vous non plus !

La méthode d'envoi des factures peut varier

Si la plupart des outils SaaS proposent de collecter les factures dans l'espace de facturation, d'autres plateformes suivent des pratiques plus variées :

  • en pièce jointe ou dans le corps d'un email
  • par courrier papier
  • déposées sur le Drive par les collaborateurs
  • envoyées sur Slack

Les techniques pour collecter les factures plus rapidement  

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