Faciliter l'on-off boarding SaaS

Avec le grand nombre de SaaS qu’utilisent désormais les entreprises, de nouveaux défis sont apparus quant à leur gestion. L’un d’eux ? Celui de faciliter l’on/off boarding SaaS pour l’entreprise et ses salariés. Alors que vos comptes sur différents logiciels se multiplient, y accéder simplement et s’y former est un enjeu de taille.

 

Qu’est-ce que l’onboarding ?

 

On désigne par « onboarding » le processus d’accès d’un nouvel utilisateur à une plateforme. C’est un terme que l’on retrouve d’abord en RH, pour désigner l’arrivée d’un nouvel employé à une entreprise et sa prise en main des informations nécessaires à son intégration.

Par extension, cela désigne la prise en main d’un logiciel ou d’une application par un nouvel utilisateur.

 

L’onboarding SaaS est donc le processus qui vise à guider un nouvel utilisateur à l’emploi d’un logiciel. De la création du compte à la formation au logiciel, ce processus initial de prise en main est essentiel. En effet, d’après une étude de Localytics en 2019, un utilisateur sur quatre souhaite abandonner un logiciel si son onboarding est jugé trop complexe.  

 

Par opposition, l’offboarding SaaS désigne le processus de suppression du ou des comptes des utilisateurs. Là aussi, de nouveaux défis sont à relever : dans une entreprise, comment permettre à un collaborateur de se séparer facilement de tous ses comptes sans qu’il y ait de risques pour la préservation des données de la société ?

 

 

Les enjeux de l’on/off boarding sur un produit de type SaaS

 

Des processus efficaces et faciles d’onboarding et offboarding SaaS ont de nombreux avantages, aussi bien pour l’entreprise que pour ses employés et associés.

D’abord, cela facilite l’arrivée de nouvelles recrues. Si la prise en main est prompte, le SaaS sera mieux utilisé et plus utile à votre société. Les nouveaux collaborateurs pourront travailler plus efficacement avec vos outils et donc s’intégrer plus facilement à vos équipes.

 

Si vos employés maîtrisent les SaaS que vous utilisez et qu’ils leur sont accessibles, cela peut également améliorer leur flexibilité et conditions de travail. En utilisant des SaaS, vos équipes peuvent accéder à vos plateformes de travail simplement avec une connexion internet. A l’essor du télétravail, cette solution semble d’autant plus privilégiée qu’elle ferait gagner en productivité aux salariés.

 

Comme nous l’avons mentionné plus tôt, l’offboarding peut également être un enjeu pour la protection de vos données en cas de séparation avec un de vos collaborateurs. En effet, il faut en cas de rupture de contrat vous assurer que vos données sensibles ne seront plus accessibles à vos anciens associés. Il est donc important d’avoir un processus bien établi d’offboarding SaaS, afin de protéger votre entreprise.

 

Enfin, la création ou suppression de comptes sur différentes plateformes peut engendrer des coûts pour votre société, puisque la plupart des prestataires de SaaS utilisent des tarifications à l’utilisateur ou au volume. Plus vous maîtriserez l’on/off boarding de ces logiciels, plus vous pourrez maîtriser les coûts de ceux-ci dans vos bilans financiers et donc les amoindrir.

 

Vous l’aurez compris, l’on/off boarding SaaS représente désormais un véritable défi pour les sociétés. Puisque le turnover dans les entreprises est aujourd’hui plus important que jamais et que le nombre de SaaS utilisés au travail ne cesse de croître, il est important de faciliter l’intégration et le départ de vos salariés

 

Comment faciliter l’on/off boarding Saas ?

 

Heureusement, face à ces nouveaux enjeux, de nombreuses solutions de gestion des SaaS ont été développées. Grâce à celles-ci, votre société pourra disposer de processus d’onboarding et offboarding simplifiés et économiser ainsi du temps et de l’argent.

 

Une première solution pour faciliter l’on/off boarding de vos SaaS est de centraliser la gestion de vos comptes. Cela vous permettra de vous assurer de la bonne gestion de l’accès aux données, puisque selon une étude de PCS en 2017, 12% des managers redoutent une faille de sécurité de leurs données avec l’utilisation d’un SaaS ERP. En ayant un accès direct et centralisé à tous les abonnements de votre entreprise sur un SaaS, vous pourrez plus facilement accéder aux comptes de vos employés et associés sur ces plateformes, et ainsi sécuriser vos données.

 

De pair avec cette centralisation de la gestion des comptes, une solution simple pour faciliter l’on/off boarding SaaS est d’augmenter l’accessibilité à la création ou suppression de comptes. S’il est dans l’intérêt des prestataires de SaaS d’avoir un processus de création de compte simplifié afin de retenir le plus d’utilisateurs possibles, la suppression n’est pas toujours aisée. Être guidés et pouvoir ajouter ou résilier sans peine un abonnement sur un SaaS vous sera donc d’une grande aide. De plus, si votre turnover est important ou que vous utilisez plusieurs SaaS, le fait de pouvoir créer et supprimer facilement les comptes de vos collaborateurs sera un vrai avantage pour vous.

 

Plus généralement, pour faciliter l’on/off boarding de vos SaaS, il est important que vous ayez un accès instantané et complet à tous vos SaaS - et tous vos comptes dessus. De cette manière, vous pourrez faciliter l’onboarding de vos associés en leur donnant accès à l’ensemble de vos logiciels plus rapidement, mais également avoir un aperçu global sur l’utilisation du logiciel et donc de son utilité et efficacité. Avec une montée annuelle de 16% du marché du SaaS en France, disposer d’un outil de gestion de vos logiciels vous permettra de pallier vos besoins actuels et futurs en matière de SaaS.

 

La solution Saasdesk

 

Un des piliers de la solution Saasdesk est de simplifier la visibilité sur l’utilisation des SaaS par vos équipes. Qui utilise quoi ? Pouvoir répondre à cette question en temps réel peut vous aider lors de l’on-boarding de nouveaux utilisateurs à les orienter vers des collègues déjà formés à ces outils. Saasdesk vous permettra donc de mieux gérer vos SaaS et de gagner un temps considérable.

 

Saasdesk vous propose également une gestion globale de vos comptes. Vous aurez accès à tous les comptes de vos SaaS et pourrez les modifier et les vérifier en deux temps trois mouvements. Avec ceci, nous vous proposons également de générer facilement des rapports détaillés sur l’utilisation de vos logiciels.

 

Avec Saasdesk, profitez d’un on/off boarding simplifié, et concentrez-vous sur l’essentiel !

Découvrez Saasdesk

Inscrivez-vous