5 Conseils pour réduire les coûts des solutions SaaS

Les solutions Saas ou « Software as a service » sont de plus en plus plébiscitées par les entreprises et représenteront près de 24% du marché des logiciels en France en 2021. 

Les dépenses en services IT et logiciels ont dépassé les 3 000 milliards de $ par an, avec des secteurs très porteurs comme le SaaS ou cloud computing avec une croissance supérieure à 22% cette année (2019) selon le cabinet Gartner.

Ces solutions modulables permettent notamment la simplification de l’organisation de l’entreprise, un accès à distance facilitant le télétravail, un gain de temps pour les équipes mais surtout une réduction des coûts alloués à l’IT, qui est devenu ces dernières années un poste de dépenses très important dans la gestion d’une entreprise. 

Ainsi, si les solutions Saas sont moins coûteuses et moins contraignantes, il convient tout de même de suivre avec attention les budgets pour éviter de mauvaises surprises. C’est pourquoi nous vous proposons ici 5 astuces pour réduire les coûts Saas.



 1. Bien choisir son modèle de tarification Saas


Aujourd’hui, les abonnements Saas sont certes moins coûteux sur le court terme mais peuvent devenir plus cher sur le long terme que les licences de logiciels perpétuelles. Ainsi bien choisir sa tarification permet de maîtriser ces coûts de manière plus efficace. La flexibilité du Saas permet en effet différents modèles de tarification, et analyser au préalable l’utilisation véritable des différentes solutions au sein de l’entreprise permet de réaliser des économies substantielles, voire même importantes. Parmi les cinq principaux modèles de tarification, on retrouve :


-La tarification classique (aussi appelée tarif fixe ou flat rate), qui correspond à un abonnement à tarif fixe à une solution. Aussi les prévisions budgétaires sont plus simples mais néanmoins, ce modèle n’utilise que peu la flexibilité inhérente au Saas.

-La tarification par utilisateur, qui permet d’offrir un bouquet plus large de solutions que la tarification précédente, et d’appliquer un tarif dépendant du nombre d’utilisateurs. Si cette solution semble plus simple et permettant d’utiliser le côté non physique de la solution, il n’en reste que peu flexible pour l’entreprise utilisatrice, car offrant le même bouquet à tous les employés

-le Pay-As-You-Go, qui prône une tarification basée sur la quantification de l’utilisation de la solution (comparable au Pay-Per-View à la télévision). Cette tarification est notamment plus intéressante en cas de besoin réel d’un logiciel, mais pour une faible utilisation.

-La tarification différenciée, ou à la fonctionnalité. Ce modèle, plus flexible permet d’offrir un certain nombre de fonctionnalités à l’utilisateur en fonction de son besoin du moment. Ce modèle permet une adaptabilité du modèle plus grande aux besoins ponctuels d’un utilisateur.

-Le Freemium, qui permet une introduction à la gamme de solutions gratuite, puis qui utilise la montée en gamme afin de vous facturer des services plus performants. 

2. Planifier le besoin afin de réduire les factures IT


Si les différentes tarifications semblent adaptées aux différents besoins d’une entreprise, elles peuvent néanmoins devenir un gouffre financier en cas de mauvaise planification et adaptation à la réalité. Il est nécessaire de quantifier le mieux possibles les différents besoins afin d’utiliser au mieux la flexibilité des solutions.

La variabilité dépend, quant à elle de nombreux facteurs parmi lesquels le turnover, l’utilisation ponctuelle ou perpétuelle, les changements de matériel informatique, les fonctionnalités proposées. Tous ces facteurs peuvent varier d’un service à l’autre, mais aussi évoluer dans le temps. Pour cela, la planification est nécessaire et permettra d’avoir de meilleurs taux d’utilisation et ainsi une meilleure gestion des coûts liés aux solutions Saas.


3. Etudier et négocier ses contrats Saas



Faire appel à une solution Saas fait miroiter une baisse des coûts liés à l’IT mais aussi une plus grande flexibilité. Les solutions Saas sont souvent standardisées et donc peu flexibles de base. Or les avantages qu’elles procurent ne doivent pas se convertir en gouffre financier. 


Le premier écueil au budget alloué à ces solutions, est le renouvellement. Pensez à faire encadrer l’augmentation du coût des solutions par contrat avec votre fournisseur. Ceci possède deux avantages certains : une plus grande facilité à budgétiser les coûts alloués mais surtout, éviter les mauvaises surprises quand le contrat est renouvelé.


D’autres coûts, annexes voire cachés, peuvent intervenir dans l’utilisation des solutions Saas et doivent être pensées lors de la signature du contrat. Si les solutions Saas semblent clé-en-main de prime abord, dans la réalité une infinité de limites quantifiées se cachent dans l’utilisation des solutions Saas comme le stockage ou le support. Ces limites peuvent être négociées au préalable avec les fournisseurs afin d’éviter une surfacturation, le cas échéant.

4. Évaluer les niveaux de support technique


Les services IT en eux-mêmes sont une part importante des dépenses (1/4 des dépenses liées à l’IT) et en très forte croissance de +5.6% en 2019 pour atteindre presque les 1000 milliards de $ (selon Gartner). 

Pour autant, l’utilisation du SaaS ne signifie pas la sous-traitance intégrale des services IT. En effet, comme évoqué précédemment, le niveau de support compris par les fournisseurs de solutions Saas doit faire l’objet de négociations afin d’éviter une certaine surfacturation. La sous-traitance coûte cher et doit être maîtrisée. Il faut notamment se garantir un accès quasi-permanent aux documents régissant l’utilisation de la solution, notamment des documents supports. Ceux-ci sont importants afin de vous garantir un certain niveau de service, qu’il soit autonome ou produit par votre fournisseur. 

De plus, l’utilisation de solutions Saas ne permet pas de s’affranchir totalement d’un service IT interne. Là encore, il vous faudra évaluer votre besoin en présentiel afin d’avoir la meilleure combinaison entre sous-traitance fournie, service IT et intervention facturée.

Enfin, pensez à faciliter la formation et privilégier des solutions Saas simplifiées et user-friendly, afin de réduire les formations à de nouveaux outils et/ou de privilégier la formation e-learning/interactive.


5. Protéger et pérenniser votre activité


Les solutions Saas sont connues pour être très contraignantes, afin de retenir leurs utilisateurs. Les frais pouvant s’appliquer lors d’une transition potentielle de contrat peuvent s’avérer très élevés

Il faut se prémunir pour récupérer ses données stockées sur les interfaces Saas, car la facture peut vite grimper. On a compté jusqu’à 50 000$ le TO de données pour une extraction/migration. Là encore, la vigilance intervient surtout lors de la signature du contrat, afin d’empêcher la destruction de vos données par le fournisseur en cas de rupture de contrat et vous permettre de les récupérer à moindre coût. 

Aussi, la contingence liée à ces solutions étant élevée, il est important de se permettre la flexibilité de changer de solution, et ainsi de prévoir une aide à la transition afin de pérenniser vos données.


C’est pour vous aider à garder une bonne visibilité sur vos coûts et utilisation de Saas que nous avons fondé Saasdesk. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations ! 


Découvrez Saasdesk

Inscrivez-vous